La nostalgia de las cartas escritas a mano y en papel es indiscutible y eterna. Días enteros contando en palabras, borrones y tachaduras -ya con la mano cansada y los dedos manchados de tinta- episodios, historias y sentimientos secretos o públicos enviados en sobres (acompañados con postales o fotografías) a diferentes pueblitos y grandes ciudades del globo. Buena o mala caligrafía, cortos párrafos que emulan telegramas o extensas revelaciones: la elegancia absoluta y un hábito que todavía algunos conservan. Pero también se pueden escribir correos electrónicos de cortesía y distintivos que realmente lleguen a ser leídos, comprendidos, respondidos y siempre manteniendo una cuota de excelencia, profesionalismo y seriedad que logre la atención de nuestro destinatario.

Ok, la vida moderna nos obliga a llevar adelante decenas de cosas diferentes en un día que solo tiene veinticuatro horas y corremos contra el reloj: conference calls con posibles nuevos clientes del otro lado del planeta, catch up meetings con proveedores… y todo eso antes del mediodía. Aunque a veces pensemos que somos “sapos de otro pozo”, esto no solo nos pasa a nosotros, del otro lado es igual. Entre reunión y reunión –cuando no en el medio de una u otra- revisamos e-mails de todo tipo: updates del último proyecto, invitaciones para eventos de la próxima semana, spam que no llega a la carpeta de spam, publicidad, newsletters muy interesantes, newsletters poco interesantes y más. Frente a la avalancha de correos –si bien todos pueden ser leídos, dependiendo de los usos y costumbres de los receptores, claro- es importante tener en claro qué puede llevar a nuestro interlocutor a que le preste la atención que necesitamos a nuestro e-mail, que valore el contenido y nos envíe una devolución.

> Lo bueno, si es breve, dos veces bueno. Si buscas que la persona a la que le estás escribiendo lea tu mensaje sooner than later, tu correo no debería tener más de tres o cuatro oraciones. Es cierto que cierto contexto quedará fuera pero, de esta forma, te asegurarás que no lo deje en su inbox por horas, días, semanas. Un e-mail largo se deja para más tarde y, frente a la enorme cantidad de mensajes recibidos, quedan en el olvido. Trust me.

> En el nombre del subjetc. El asunto o motivo del correo debe estar más que claro desde el encabezado. Nada de saludos, tampoco dejarlo en blanco. Tal vez sería bueno utilizar abreviaciones que identifiquen el contenido del e-mail. Por ejemplo, <MSR> para Monthly Status Report, etcétera.

> Legibilidad y claridad ante todo. Es mucho más fácil leer párrafos cortos de una o dos oraciones que ladrillos largos y pesados. Call to actions y palabras en bold o italic servirán para enfatizar tu mensaje llevando al lector a prestarle atención a lo que quieres.

> Dime lo que necesitas pero dímelo ya. ¿Cómo puedo ayudarte? ¿Qué quieres? ¿Qué buscas? ¿Un consejo, una reunión, que te contacte con alguien que puede ser de tu ayuda, que asista a un evento? Imprescindible dejar esto en claro para que la persona que reciba el e-mail sepa hacia donde ir: si reenviar el correo a otro, dejarlo reposar o contestar inmediatamente. No hay necesidad de volverlos locos.

> ¿Emoticones y largos textos EN MAYÚSCULAS? No ha lugar. Paréntesis y dos puntos que conforman caritas felices o tristes no deberán aparecer nunca en tus correos: es poco profesional y solo te harán ver tonto. En cuanto a las mayúsculas, NO QUIERES QUE PIENSEN QUE ESTÁS GRITANDO. En consecuencia, no las uses.

>No importa si se cae el mundo: responde siempre. Aunque tu último correo recibido te muestre que la conversación allí quedó, con un simple “Gracias” le harás saber a la otra persona que leíste su e-mail. Y también cuéntale si no puedes enviarle hoy mismo, la información que necesita, una fecha estimativa para que no pierda la cabeza esperando y esperando. 

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